HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Kuntien takauskeskus (jäljempänä takauskeskus), Y-tunnus 1075583-7, Yrjönkatu 11 A 1, 00120 Helsinki.

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuukka Salminen, tuukka.salminen@mgb.fi, puh. 040 705 4824.

3. Rekisterin nimi

Kuntien takauskeskuksen henkilörekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on takauskeskuksen ja sen henkilöstön ja luottamushenkilöiden välinen suhde. Muiden henkilöiden henkilötietojen peruste on takauskeskustoimintaan liittyvä yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä palkan tai palkkion maksuun liittyvissä asioissa tai takauskeskuksen toimintaan liittyvissä tarkoituksissa.

Takauskeskus on ulkoistanut palkan- ja matkakorvauksien laskentaan liittyvät tehtävät Onvire Oy:lle. Onvire on velvollinen ylläpitämään henkilörekisteriä voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Takauskeskuksen henkilöstön ja luottamushenkilöiden tietoja on myös takauskeskuksen käyttämän matkatoimiston Amex GBT Oy:n asiakasrekisterissä. Amex GBT on velvollinen ylläpitämään asiakasrekisteriään voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä voidaan tallentaa takauskeskuksen henkilörekisteriin muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Nimi, kutsumanimi, henkilötunnus, passin numero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero ja muut tarpeelliset yhteystiedot sekä lähiomainen ja työnantaja
Rekisteröidyn itse antamat toiveet ja ohjeet tai muut vastaavat tiedot
Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja

Muiden kuin takauskeskukseen työ-, luottamushenkilö- tai toimeksiantosuhteessa olevista henkilöistä rekisteriin merkitään vain yhteystiedot ja mahdollisesti syntymäaika.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Takauskeskus säilyttää henkilötietoja rekisterissään, kunnes rekisteröidyn ja takauskeskuksen välisen suhteen voidaan katsoa päättyneen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Takauskeskus saa henkilötietoja henkilöiden itsensä ilmoittamana, viestintään sekä asiointiin liittyvissä tapahtumissa.

Rekisteriin voidaan lisätä myös takauskeskuksen yhteistyökumppaneiden toimittamia tietoja.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot ulkopuolisille

Takauskeskus voi luovuttaa henkilötietoja organisaation ulkopuolelle vain takauskeskustoimintaan liittyvin perustein.

9. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain takauskeskuksen henkilökunnalla. Sähköiseen aineistoon on pääsy vain takauskeskuksen henkilökunnalla tai siihen oikeutetun yhteistyökumppanin käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Takauskeskuksessa on laadittu tietoturvaohje, jota ylläpidetään säännöllisesti.

Yhteistyökumppaneiden kanssa on tehty asianmukaiset salassapitosopimukset.

10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista varten.

11. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksiin valmistautuminen

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksista tietosuojaviranomaiselle ja rekisteröidylle. Rekisterinpitäjän on tehtävä loukkausta koskeva ilmoitus valvontaviranomaiselle mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Rekisterinpitäjä voi jättää tietoturvaloukkausta koskevan ilmoituksen tekemättä ainoastaan, mikäli loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta myös rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Rekisterinpitäjän on dokumentoitava kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ja loukkaukseen liittyvät seikat, loukkauksen vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen on voitava tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että rekisterinpitäjä on noudattanut ilmoitusvelvollisuuttaan.

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä takauskeskuksen toimistoon. Yhteystiedot on todettu tämän asiakirjan kohdissa 1. ja 2.